RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA NIT: 800098139 – 8

DIRECCIÓN: CRA 16 No. 82 – 29 OF 202, Bogotá D.C

TELÉFONO: 524-5474

CORREO DE NOTIFICACIÓN JUDICIAL: contacto@vitapp.com CANAL DE ATENCIÓN: contacto@vitapp.com

MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA (en adelante MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA) expone a continuación su política de tratamiento de datos personales como responsable del manejo de dicha información indicando el alcance y finalidad del uso que le da a los datos que recauda y obtiene en caso que el Titular otorgue su autorización expresa, previa e informada. Las mismas se darán a conocer a los clientes, pacientes, médicos usuarios, prospectos de clientes, proveedores, empleados, colaboradores, socios y cualquier tercero que tenga relación con la compañía a través de su portal web, boletines informativos, comunicaciones, publicación de la presente política en las instalaciones de la compañía, correos electrónicos dirigidos a los terceros, así como cualquier otro medio idóneo que permita dar publicidad al presente documento.

I. MARCO LEGAL APLICABLE

El presente documento de Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante PDT) tiene en cuenta el siguiente marco legal vigente en Colombia en materia de protección de datos personales:

a)  Constitución Política, artículo 15.

b)  Ley 1266 de 2008

c)  Ley 1581 de 2012

d)  Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, y Decreto Reglamentario 1377 de 2013

e)  Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011

f)  Demás leyes, normas, decretos y sentencias que entren a regir sobre este tema

II. GENERALIDADES DE NUESTRA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Nuestras políticas y procedimientos tienen como base el marco legal mencionado cuyo objetivo principal es la protección de los datos personales que terceros han confiado a la empresa como consecuencia de las relaciones que se derivan de la actividad económica en servicios de salud que desarrolla MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA en Colombia. En especial, aquella información que ha sido suministrada voluntariamente por nuestros Clientes, pacientes, usuarios, Prospectos de Clientes, Contratistas, Proveedores, Empleados, Ex Empleados, colaboradores, usuarios de páginas, seguidores en redes sociales, visitantes, entre otros.

Esta información puede ser obtenida por MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA a través de cualquiera de los siguientes canales o medios: i) relación comercial o profesional con el respectivo usuario, cliente, paciente, Prospecto de Cliente y de igual manera a Proveedores u otros terceros; ii) relación laboral con los Empleados, colaboradores, y Ex Empleados; así como otros terceros que hayan prestado servicios a la empresa en cualquier modalidad; iii) Aplicación a procesos de selección; iv) Asistencia a capacitaciones, seminarios o cursos; y v) Remisión de correos electrónicos solicitando información; vi) Eventos de mercadeo, ferias, foros de promoción de productos, vii) Suscripción al servicio de Funcional directamente a través de la página web de Funcional o a través de un profesional y/o empresa usuaria de estas plataformas y viii) Información de conocimiento público como directorios telefónicos, periódicos, páginas o publicaciones en internet, revistas, folletos, referencias comerciales y referidos de usuarios de nuestros servicios, entre otros.

MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA busca a través de su Política de Tratamiento de Datos Personales garantizar el derecho fundamental de habeas data de los titulares que nos han entregado su información, en especial respecto de los derechos otorgados a los ciudadanos mediante la Ley 1581 de 2012 en lo referente a conocer la legalidad en el proceso de recopilación de sus datos, actualizar, rectificar, emitir, suprimir una autorización expresa, las condiciones de privacidad y seguridad bajo las cuales trataremos sus datos personales, su buen manejo, y, en especial, las condiciones bajo las cuales adelantamos su recolección, uso, almacenamiento, circulación, medios de acceso, presentación de quejas o solicitudes relacionadas con sus datos y demás actividades involucradas para tales efectos.

Debemos señalar que, al suministrar, entregar o enviar cualquier tipo de información personal a MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA el Titular de los datos acepta que dicha información va a ser utilizada de acuerdo con la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales. Es de aclarar que MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA no utilizará los datos suministrados para actividades o propósitos diferentes a los aquí previstos. En todo caso, en el evento en que dicha información personal sea utilizada para otros propósitos, su utilización deberá estar amparada por alguna de las excepciones que sobre el particular prevé la normatividad o contar con la autorización expresa del Titular.

III. APLICACIÓN Y PERMANENCIA DE LOS DATOS A CARGO DE MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA

La presente PDT se hará aplicable única y exclusivamente al tratamiento de los datos de carácter personal que posea en la actualidad MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA y de los que recolecte posteriormente en cumplimiento de las exigencias legales para la obtención de datos personales de terceros.

Los datos de terceros serán conservados por MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA teniendo en cuenta las finalidades establecidas en la presente PDT y las disposiciones legales vigentes aplicables para el tratamiento y conservación de los datos personales respecto de los cuales es responsable la compañía. En cualquier caso, la empresa eliminará los datos de la correspondiente base de datos a petición del titular, para lo cual se ha designado el canal de atención correspondiente al correo electrónico contacto@vitapp.com lo anterior, siempre que no exista una obligación legal o contractual en cabeza de MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA de preservar los registros en la base de datos.

IV. DEFINICIONES

Para nosotros es importante que los terceros comprendan de manera clara y sencilla nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales, razón por la cual presentamos a continuación algunas definiciones que deberán tenerse en cuenta así:

Autorización: Es la manifestación expresa de su parte, consintiendo que MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA trate sus datos personales, de acuerdo con los principios y finalidades descritas en esta PTD.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de la información que le serán aplicables por parte de MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a dichos datos personales.

Titular del Dato: Es usted, cuando nos autoriza a tratar sus datos. Es decir, el usuario, suscriptor, cliente, prospecto de cliente, proveedor, empleado directo o indirecto, colaborador y cualquier tercero que haga entrega de sus datos a MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA de conformidad con lo dispuesto en esta PTD y las finalidades establecidas por la compañía para su tratamiento.

Cliente y Prospecto de Cliente: El Cliente es la persona natural o jurídica a la cual MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA presta sus servicios en virtud de una relación preexistente. El Prospecto de Cliente, usuario y/o suscriptor es aquella persona natural o jurídica a la cual se presentó el portafolio de servicios o una propuesta comercial para iniciar el proceso negociación.

Proveedor: Persona natural o jurídica que suministra bienes y/o servicios a MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA en virtud de una relación comercial preexistente.

Empleado: Persona natural que presta servicios personales a MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA en virtud de un contrato de trabajo.

Contratista, Colaborador, Socio del Proyecto o Trabajador en Misión: Persona natural que presta servicios a MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA en virtud de un contrato de prestación de servicios o de mandato o de un contrato de colaboración.

Exempleado – Excontratista o Extrabajador en Misión: Persona natural que prestó sus servicios personales a MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA a través de un contrato de trabajo como un contrato de prestación de servicios o de mandato que terminó por cualquier causa.

Visitante: Toda persona natural que se encuentre en las instalaciones de MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA y que no tenga la calidad de Empleado, Contratista o Trabajador en Misión.

Persona con quienes se tiene una relación comercial o de capacitación: Personas naturales con quienes MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA tiene una relación comercial o de capacitación en desarrollo de su objeto social.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones que MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA realice con sus datos. El tratamiento puede abarcar desde la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia o supresión de sus datos teniendo en cuenta las finalidades de cada una de las bases de datos de las que es responsable MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA.

Base de Datos: Conjunto organizado de los datos personales objeto de tratamiento. Esta acepción aplica para nuestros archivos físicos como para los archivos electrónicos.

Dato Personal: Cualquier información que lo identifique o que, en conjunto, pueda hacer que lo identifiquen. Los datos se clasifican en públicos, privados, semiprivados y sensibles.

Dato Personal Público: Son todos aquellos que conciernen a un interés general, y que por regla general están contenidos en documentos públicos, registros públicos, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Sus datos públicos pueden ser, entre otros, su nombre, identificación, estado civil.

Dato Personal Privado: Es la información que sólo le concierne a usted como Titular, y que tiene una naturaleza íntima y reservada. Sus datos privados son, entre otros, la dirección y teléfono de su domicilio, información extraída con ocasión de la inspección de su domicilio, entre otros.

Dato Personal Semiprivado: Son los datos privados, que en ciertas situaciones podrían ser de interés para un determinado grupo de personas. Es semiprivada, entre otras, la información referente al cumplimiento e incumplimiento de obligaciones financieras.

Dato Personal Sensible: Informaciones que afectan la intimidad y cuyo uso indebido podría generar discriminación, tales como aquellas que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, fotografías, ADN, entre otros).

Datos Especiales: Hacen referencia al tratamiento de la información de niños, niñas y adolescentes, y el tratamiento de datos sensibles.

Responsable del Tratamiento: Persona que decide sobre, entre otras, la recolección y finalidades del tratamiento. MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA es responsable de la información que reposa en sus bases de datos, en especial, de los datos de sus suscriptores, usuarios de plataforma, clientes, empleados, proveedores, colaboradores, socios de proyecto, asesores comerciales y cualquier tercero que entregue información.

Encargado del Tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de los datos por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional), y que tiene por objeto su tratamiento por parte del encargado, por cuenta o en nombre del responsable.

Transferencia: Envío de datos personales que realiza el responsable o el encargado desde Colombia a un responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional).

TIPO DE INFORMACIÓN RECOPILADA: Los datos generales, que MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA obtiene de sus pacientes y/o usuarios en ejercicio de la prestación de sus servicios, de forma no taxativa son: a. Nombre b. Lugar y fecha de nacimiento y nacionalidad. c. Número de Identificación Personal (Cédula, NIT. Pasaporte.) d. Género. e. Dirección, teléfono, correo electrónico. f. Datos clínicos del paciente. Incluye, pero no se limita a: antecedentes patológicos, resultados quirúrgicos, consultas, prescripciones, diagnósticos, resultados de exámenes, atención hospitalaria, datos de enfermería, interconsultas etc. g. Contactos: familiares, amigos, responsables, curadores h. Información personal, grado de instrucción, profesión, culto religioso y otros de contenido social, a través de la oficina de atención al usuario, ingreso hospitalario o trabajo social. i. Información personal a través de encuestas. j. Entidad responsable o aseguradora de los servicios de salud. k. Empresa donde labora. Igualmente se obtiene información recopilada a través de transmisión voluntaria del paciente, usuario o suscriptor, en los procesos de atención asistencial, en los procesos de facturación, en el uso de las aplicaciones o servicios web, en las investigaciones autorizadas por el paciente y en otras fuentes de alimentación de información.

V. PRINCIPIOS

MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA presenta a ustedes los principios que tendrá en cuenta al momento de hacer el tratamiento de sus datos personales, de conformidad con la normatividad vigente en esta materia y nuestras Políticas de Tratamiento de Datos Personales.

Colaboración con la Autoridad: MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA cooperará con las autoridades competentes en materia de protección de datos, para garantizar el cumplimiento de las leyes en esta materia.

Legalidad en el Tratamiento: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.

Finalidad: Nunca trataremos su información por fuera de las finalidades señaladas en la ley y de lo autorizado por usted, tal y como se enmarcan dentro de la actividad económica desplegada por MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA.

Libertad: El tratamiento solo se podrá llevar a cabo de acuerdo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular en el caso de usuarios nuevos, suscriptores, de prospectos de clientes, clientes, proveedores, asesores comerciales, colaboradores, socios del proyecto o empleados. En el caso puntual de los terceros cuyos datos personales estaban a cargo de la compañía antes de la entrada en vigencia del Decreto reglamentario 1377 del 27 de junio 2013, MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA se acoge a lo preceptuado en el artículo 10 del mismo decreto, desplegando todos los mecanismos necesarios para continuar con el tratamiento de los datos recolectados con fecha previa al 27 de junio de 2013.

Transparencia: Siempre podrá solicitarnos información sobre sus datos personales. De esta manera MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA pondrá a disposición de los titulares todos los mecanismos idóneos con el fin de garantizar la información acerca de los datos personales que se encuentren consignados en sus bases de datos, en cualquier momento y sin restricciones.

Veracidad: En todo momento la información contenida en las bases de datos será veraz e inequívoca, completa, exacta y actualizada. No se utilizarán datos incompletos o fraccionados que puedan inducir a error.

Privacidad: MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA garantiza que sus datos personales no estarán disponibles en ningún medio de divulgación pública o masiva en respeto de su derecho a la privacidad.

Acceso y circulación restringida: Sus datos solo podrán ser consultados, modificados y tratados por personas vinculadas directamente a MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA o por aquellos terceros que la empresa haya establecido como encargados del tratamiento de la información en al alguna de sus etapas, nunca los expondremos en medios públicos o de fácil acceso a terceros no autorizados.

Seguridad: MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA desplegará todos los medios e implementará todas las herramientas útiles y pertinentes para el aseguramiento de los registros contenidos en las bases de datos para evitar cualquier fuga o tratamiento errado de la información. De igual forma MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA se encargará de establecer las responsabilidades de los encargados del tratamiento de los datos personales en relación con las medidas de seguridad para la protección de los datos personales que se encuentran bajo su tratamiento por cuenta del encargo otorgado a éstos por MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA.

Confidencialidad: MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA garantizará que todas las personas intervinientes en el tratamiento de la información serán susceptibles de controles en todo momento, inclusive, luego de finalizada su relación con las labores que comprenden el tratamiento. Para dar cumplimiento a lo anterior, se suscribirán contratos de confidencialidad que sean necesarios para dar un correcto tratamiento de sus datos personales.

VI. AUTORIZACIONES

El uso, la recolección y el almacenamiento de datos personales por parte de MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA contara con la autorización del titular en la que se manifieste su consentimiento previo, expreso e informado para aquellos casos en los que lo exija la Ley. De esta forma, se podrá efectuar el tratamiento de los datos sin que se requiera autorización expresa cuando se trate de:

  • Información requerida por una Entidad Pública o Administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública (de conformidad con la definición legal del término).
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizada por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Salvo las excepciones anteriormente mencionadas, y dentro de los fines legítimos propios del objeto social de MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA, en ningún caso la compañía suministrará, comercializará, compartirá, intercambiará con terceros y, en general, realizará actividad alguna en la cual se vea comprometida la confidencialidad y protección de la información recolectada.

Respetando los derechos de los titulares, MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA permitirá a los titulares el acceso a los medios de prueba conducentes a verificar la autorización emitida para el tratamiento de sus datos personales.

6.1. Derechos de los niños, niñas y adolescentes.

MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA, en el Tratamiento asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA podrá usar los datos de los menores de edad con el fin de participación en actividades dedicadas a ellos o beneficios otorgados bajo la liberalidad de la compañía en ocasiones especiales.

VII. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Es importante que los terceros conozcan la finalidad para la cual MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA hará el tratamiento de sus datos personales. De esta forma en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales presentamos las finalidades para cada uno de los terceros respecto de los cuales obtenemos datos personales y les damos algún tipo de tratamiento.

7.1. Finalidad del Tratamiento de Datos de Clientes, Usuarios, Suscriptores y Prospectos de Clientes y/o usuarios.

MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA podrá llevar a cabo el Tratamiento de la Información Personal acerca de sus usuarios, suscriptores, Clientes y Prospectos de Clientes para los propósitos de prestar u ofrecer los servicios profesionales por ellos contratados, de conformidad con el objeto social respectivo. Por esta razón, los contratos que se celebren con Clientes se regirán por lo dispuesto en la presente Política, o incluirán una cláusula que regule el Tratamiento de la Información a la que se acceda en virtud del mismo.

Así mismo, la información será utilizada para el desarrollo de la labor comercial, de servicios y así lograr el acercamiento con nuevos usuarios, suscriptores, clientes o prospectos de clientes para la presentación del portafolio de servicios de medicina, inicio del proceso de negociación, remisión de cotizaciones y demás actividades tendientes a establecer una relación comercial.

De esta forma, MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA se encargará de gestionar toda la información para el desarrollo de su actividad económica, específicamente lo relacionado con la prestación de servicios y asesoría en salud de forma remota.

MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA actúa como agente prestador de servicios de telemedicina, de medición en materia de riesgos de salud y nutrición con fines preventivos, operando en consultas remotas empleando las TIC’S vinculando paciente con especialista o profesional de la salud y paciente con especialista; también presta servicios de asesoría en medición de riesgos de salud a usuarios de terceros que adquieran su licencia, a quienes de forma remota les hará recomendaciones en salud de acuerdo a sus hábitos, diagnósticos, riesgos personales y estilos de vida de tal manera que MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA recopilará los datos personales sensibles de quienes participan en la consulta remota o se vinculen a su plan de medición como suscriptores y/o usuarios.

Debe tenerse en cuenta que cuando MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA recolecte datos personales sensibles, el titular tiene la facultad de responder las preguntas que versen sobre este tipo de datos después de aceptar las políticas de tratamiento y finalidades. MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA archivará y tratará datos sensibles relacionados con el estado de salud del titular, antecedentes e historial clínico y nutricional, información sobre el estilo de vida y otros datos necesarios o convenientes para prestar su servicio para los fines de desarrollar su objeto social.

Los datos personales sensibles serán mantenidos y tratados con estricta seguridad y confidencialidad para los fines relacionados con la prestación del servicio de salud y/o mediciones de riesgos, conforme a la legislación aplicable. Se aclara que la historia clínica del paciente tiene reserva legal de acuerdo con lo establecido en la Ley 23 de 1981, Resolución 1995 de 1999 y demás normas que las modifiquen o complementen.

MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA Llevará a cabo el tratamiento de la información personal de sus Clientes actuales, usuarios, suscriptores de su portal www.funcional.co o prospectos de clientes y de aquellos Clientes con los cuales haya terminado su relación comercial, con la finalidad de enviarles comunicados con consejos para el cuidado de su salud y nutrición, información comercial que a juicio de MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA pueda ser de su interés; así como, entre otros, invitarlos a eventos que se organicen; aconsejarles el uso de determinados productos alimenticios y/o suplementos para el cuidado de su salud; remitir boletines, informes sectoriales o publicaciones y en general, utilizar los datos para el desarrollo de las actividades comprendidas en su objeto social, ya descritas y que se relacionen con el cuidado de su salud y nutrición y el uso de productos o servicios para su salud y nutrición.

MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA utiliza la información de sus pacientes, suscriptores o usuarios para asegurar la prestación de sus servicios, facturar y cobrar ante las personas naturales o jurídicas responsables del pago, diligenciamiento del Registro Individual de la Prestación de Servicios se Salud (RIPS), fines administrativos tales como auditorias, facturación, contabilidad y con el consentimiento del titular de la información podrá adelantar procesos de investigación, estadísticas, campañas de prevención y promoción y, en general para utilizarla en políticas o programas de salud.

Los datos recolectados a tráves de cualquier canal, pueden ser utilizados para: a. Realizar actividades relacionadas con la prestación de servicios de salud en desarrollo de las actividades y objeto social de la compañía, como por ejemplo, pero sin limitarse, actividades corporativas, administrativas, de información, comercialización, petición, recaudo, cobranza, así como para actividades que provengan de los trámites propios del Sistema de Seguridad Social en Salud y del cumplimiento de las normas que lo regulan. b. Contactar a los pacientes y/o usuarios y/o suscriptores a través de medios telefónicos, físicos, personales y/o electrónicos (como SMS, chat, correo electrónico y demás medios que así puedan considerarse) . c. Enviar notificaciones de cambios o mejoras en la prestación de servicios y publicidad sobre los mismos, de acuerdo con la legislación aplicable, así como enviar información de revistas, productos o temas del sector salud que consideremos puedan ser de su interés. d. Crear y gestionar bases de datos (incluyendo bases de datos en relación con los datos sensibles) para la prestación de los servicios propios de MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA, fines de investigación, desarrollo de servicios y/o productos, estudios de riesgo y cálculos actuariales.

Así mismo, MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA, con el fin de preservar la seguridad de los clientes en sus instalaciones podrá tomar grabaciones a través de sistemas de video vigilancia, que permanecerán en la empresa por un tiempo de hasta (2) meses.

Finalmente, MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA utilizará los datos personales de sus clientes, usuarios y/o suscriptores para adelantar el proceso de archivo, actualización de sistemas, hacer mediciones en materia de riesgos poblacionales (salud, nutrición), investigación, cálculos actuariales, levantar registros contables y/o estadísticos, presentar informes a las autoridades de control, promover el uso de productos para el cuidado de la salud, así como cualquier otra finalidad que determine el Responsable y sea comunicada en debida forma a los titulares.

7.2. Finalidad del Tratamiento de Datos de Empleados – Colaboradores – Contratistas –Trabajadores en Misión.

MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA llevará a cabo el Tratamiento de información personal de sus empleados, contratistas, colaboradores y/o trabajadores en misión y su núcleo familiar con la finalidad de cumplir con las obligaciones que emanan de las respectivas relaciones laborales y/o profesionales. Tales obligaciones incluyen, entre otras, pagos de nómina, otorgamiento de beneficios, evaluaciones de desempeño, emisión de certificaciones, reportes a las autoridades de control, entre otros. De igual forma, la compañía podrá obtener algunos datos de carácter biométrico para controlar el acceso a las instalaciones, contabilizar las horas trabajadas y horas extras, así como el control del registro de horario de los empleados.

Así mismo, MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA podrá recolectar información personal de aspirantes que se presenten para procesos de selección con la finalidad de poder adelantar los procesos respectivos de contratación de personal. Adicionalmente, MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA podrá almacenar indefinidamente la información de quienes se presenten para estos procesos y utilizarla en procesos de selección de personal futuros. Por lo anterior, se entiende que quien someta a consideración de la empresa su hoja de vida, por cualquier medio, entiende y autoriza el Tratamiento que de sus datos personales pueda hacer MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA.

Por otro lado, MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA con el fin de preservar la seguridad de sus empleados, contratistas, colaboradores en sus instalaciones podrá tomar grabaciones a través de sistemas de video vigilancia, que permanecerán en la empresa por un tiempo de hasta (2) meses. De igual forma, MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA utilizará los datos personales de sus empleados, contratistas, y/o trabajadores en misión para adelantar el proceso de archivo, actualización de sistemas, levantar registros contables y/o estadísticos, presentar informes a las autoridades de control, así como cualquier otra finalidad que determine el Responsable y sea comunicada en debida forma a los titulares.

Adicionalmente y con ocasión de los eventos, capacitaciones o demás actividades llevadas a cabo por éstas, podrán grabar y tomar audios, videos o fotos de los empleados, colaboradores, clientes, suscriptores y usuarios del desarrollo de sus actividades. Estos audios, videos o fotos podrán ser utilizados por MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA en boletines, publicaciones, y en general en cualquier actividad de la empresa con fines de bienestar laboral, incluso una vez el empleado se retire de trabajar con la empresa.

De igual forma, MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA utilizará los datos personales de sus empleados, colaboradores, contratistas y/o trabajadores en misión para adelantar el proceso de archivo, actualización de sistemas, levantar registros contables y/o estadísticos, presentar informes a las autoridades de control, así como cualquier otra finalidad que determine el Responsable y sea comunicada en debida forma a los titulares.

7.3. Finalidad del Tratamiento de Datos de Ex Empleados – Ex Contratistas –Ex Trabajadores en Misión, – Ex Colaboradores.

MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA tendrán un archivo en el cual se almacenarán indefinidamente los datos personales de todos los Empleados, Colaboradores, Contratistas y/o Trabajadores en misión que hayan terminado su relación laboral o profesional con la empresa. Este archivo tendrá como finalidad: (i) Servir como base para la expedición de los certificados laborales de que trata el Artículo 57, numeral 7° del Código Sustantivo del Trabajo, a solicitud del Exempleado o sus causahabientes; (ii) Servir de base para el otorgamiento de referencias laborales a potenciales empleadores del Exempleado, cuando éste así lo autorice al momento de su desvinculación de MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA; y/o iii) la información almacenada en este archivo podrá ser estudiada, analizada y utilizada por la empresa a efectos de considerar al Exempleado en los procesos de contratación de personal que puedan presentarse en el futuro.

De igual forma, MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA utilizará los datos personales de sus ex empleados, ex contratistas, ex colaboradores y/o trabajadores en misión, para adelantar el proceso de archivo, actualización de sistemas, levantar registros contables y/o estadísticos, presentar informes a las autoridades de control, así como cualquier otra finalidad que determine el Responsable y sea comunicada en debida forma a los titulares.

7.4. Finalidad del Tratamiento de Datos de Proveedores o de personas con quienes se tenga una relación comercial o de capacitación

La Sociedad llevará a cabo el Tratamiento de Información Personal de sus Proveedores o de las personas con quienes tengan una relación comercial o de capacitación con la finalidad de cumplir con las obligaciones adquiridas en virtud de la respectiva relación.

En relación con los Proveedores, tales obligaciones incluyen, entre otras, evaluar su desempeño; establecer, gestionar o terminar las relaciones comerciales o verificar las referencias; proveer las métricas de negocio, y las demás que se establezcan en los acuerdos o contratos que se suscriban con el Proveedor respectivo.

El Tratamiento de los datos que se recolecten en virtud de lo dispuesto en el presente acápite será llevado a cabo y estará vigente mientras se mantenga la finalidad por la cual fueron recolectados los datos respectivos.

De igual forma, MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA utilizará los datos personales de sus proveedores para adelantar el proceso de archivo, actualización de sistemas, levantar registros contables y/o estadísticos, presentar informes a las autoridades de control, así como cualquier otra finalidad que determine el Responsable y sea comunicada en debida forma a los titulares.

7.5. Finalidad del Tratamiento de datos sensibles

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a organizaciones sociales de cualquier índole, o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, entre otros.

Se podrá hacer captura, uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:

a)  El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

b)  Con la autorización expresa, se emplee para el envio de recomendaciones nutricionales o de cuidado de salud a los medios de contacto del titular.

c)  Con autorización expresa, se clasifique por su perfil en salud, nutrición y estilo de vida y se le envíen propuestas de uso de productos y/o servicios que le pueden servir para mejorar su estilo de vida y propender por una vida más saludable.

d)  El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

e)  El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.

f)  El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

g)  El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

VIII. DERECHOS DE LOS TITULARES

8.1. Consulta.

Los Titulares o sus causahabientes debidamente acreditados de conformidad con la Ley, podrán consultar, mediante solicitud escrita, al correo contacto@vitapp.com en forma gratuita y con arreglo a la Ley sus datos que reposen en cualquier base de datos de las que es responsable MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA.

8.2. Rectificación y actualización de datos.

MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA tendrá la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, para lo cual el Titular deberá seguir el procedimiento establecido en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales. MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA adoptará medidas para asegurar que los datos personales que reposan en sus bases de datos son precisos y suficientes.

8.3. Prueba de la Autorización.

Siempre que no se trate de aquellos casos en los cuales la Ley exceptúa a MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA de obtener la Autorización del Titular o aquellos casos en los cuales la recolección de dato se dio con anterioridad al 27 de junio de 2013, el Titular podrá solicitar a la empresa prueba de la Aceptación dada para el Tratamiento de sus datos.

8.4. Utilización.

En todo momento el Titular tendrá derecho a que MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA le informe, previa solicitud, el uso que le han dado a sus datos personales, para lo cual deberá seguir el procedimiento que se señala en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

8.5. Quejas.

Responsable del Tratamiento de Datos Personales.

MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA, cuando actúe como Responsable del Tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
  • Solicitar y conservar, copia física o electrónica de la respectiva autorización otorgada por el titular o por la(s) persona(s) a quién éste haya autorizado bajo su responsabilidad.
  • Informar debidamente al titular o a la(s) persona(s) a quién éste haya autorizado bajo su responsabilidad sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para procurar impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Procesar la información que suministre el tercero o la(s) persona(s) que este designe bajo su responsabilidad al encargado del tratamiento y asumirla como veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable, comprensible y disponible.
  • Actualizar la información que suministre el tercero o la(s) persona(s) que este designe bajo su responsabilidad comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados.
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de Industria y Comercio.

Encargado del Tratamiento de Datos Personales.

MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA, como Encargado del Tratamiento cumplirá los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley;
  • Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley;
  • Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley;
  • Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Demás necesarias a fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en la ley que regula la materia.

Cuando el Titular crea que se ha incumplido esta Política o la normatividad vigente sobre la protección de datos personales, podrá presentar una queja en ese sentido ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

8.6. Supresión.

El Titular podrá, en todo momento, solicitar a MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de uno, de algunos o de todos los datos personales suministrados o recolectados por la empresa, mediante la presentación de una solicitud sobre el particular mediante el procedimiento descrito en la presente Política. Lo anterior salvo que el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA.

IX. DEBERES DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO

MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA, tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

X. CANAL DE ATENCIÓN PARA TRAMITAR DUDAS, PETICIONES, QUEJAS O RECLAMOS

Canal electrónico: contacto@vitapp.com

XI. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR

Los titulares de la información cuentan con procedimientos para la protección de sus datos personales respecto del tratamiento que efectúe MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA de los mismos. De esta forma se define la metodología para garantizar el tratamiento eficaz de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y comentarios que se presenten por parte de los titulares de la información en el funcionamiento cotidiano de la gestión adelantada por MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA y que tengan que ver con el ciclo de tratamiento de sus datos personales.

11.1. Consultas.

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de las que es responsable la empresa. MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta se formulará por el medio habilitado por MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Parágrafo. Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.

11.2. Reclamos.

En caso de que el Titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA, al correo electrónico contacto@vitapp.com con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Es importante que MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA se encargué de archivar todos los reclamos atendidos en materia de datos personales, llevando un registro claro de los mismos.

XII. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES.

Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener con MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA, la totalidad de su información puede ser transferida al exterior teniendo en cuenta los requerimientos legales y autorizando de manera previa, expresa e informada dicha transferencia. La información será transferida, para el desarrollo de las relaciones que puedan establecerse con MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA.

Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA, tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA y solamente mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA, también puede intercambiar Información Personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal) y, terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que puedan afectar.

XIII. SEGURIDAD

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto 1377 de 2013, MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA se compromete a adoptar las instrucciones que para tal efecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. No obstante, lo anterior, la empresa declara que posee políticas de seguridad de la información y una infraestructura tecnológica que protege de manera razonable la información personal recolectada, limitando el acceso a terceros en la medida de lo posible. Sin embargo, MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA realizará esfuerzos continuados para mejorar los estándares de seguridad que protegen la información personal recolectada.

XIV. VIGENCIA Y CAMBIOS A LA PRESENTE POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA podrá modificar esta Política para el Tratamiento de Datos Personales en el momento que lo considere necesario. Por esta razón, MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA respetuosamente invita a que se revise de manera periódica la presente Política, con el objetivo de mantenerse informado respecto de los mecanismos de protección implementados por la empresa para la protección de la información personal.

Si se llegase a realizar un cambio en la finalidad del Tratamiento de los Datos Personales, MEDICINA FUNCIONAL IPS LTDA solicitará una nueva autorización a los Titulares que se vean afectados por el cambio.

La presente Política entra en vigencia a partir de la fecha de su publicación.